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martes, 12 de abril de 2011

Reuniones efectivas


Las reuniones….Cuántas veces hemos asistido a reuniones que por diversos motivos hemos terminado considerando una pérdida de tiempo y esfuerzos. A la hora de trabajar en equipo, las reuniones son el punto de encuentro fundamental en el que los miembros interaccionan, debaten, discuten, ríen, comparten,…  Inevitablemente, un equipo tiene muchas reuniones presenciales (a no ser que trabaje de forma virtual) y el primer paso que tenemos que dar es decidir si la reunión es necesaria, a veces mediante el teléfono o el correo electrónico podemos resolver un tema sin tener que movilizar a todos nuestros recursos humanos.
Las reuniones deben servir para tomar decisiones, debatir cuestiones de peso o exponer análisis relevantes que afecten al desarrollo de la tarea.
¿Cómo hacer para que las reuniones sean efectivas?. Ahí van algunos consejos:
1.- Preparar un buen orden del día. Y, muy importante, darlo a conocer a los asistentes. En muchas ocasiones no dejamos a nuestros equipos que se preparen de cara a las reuniones, y lo que ello supone es perder el tiempo con el “tengo que revisarlo”.
2.- Gestionar bien los tiempos. Normalmente supone: a) puntualidad, b) duración de la reunión, c) concentrar la mayor parte del tiempo en temas prioritarios y d) fijar reuniones compatibles con la vida familiar y personal.
3.- Respetar la comunicación. Tenemos que estimular a nuestros equipos a que se respeten:   a) tiempos equitativos de intervención para que nadie monopolice la palabra, b) concreción en las exposiciones por consideración a los interlocutores, no divagar, c) hacer interrupciones sólo cuando sea necesario, breves y oportunas, d) acatar los turnos de palabra y las votaciones si fuera necesario, e) no permitir conversaciones laterales, es una desconsideración al grupo y a la persona que está hablando, f) rechazar toda expresión que contenga una expresión clasista, sexista o racista, y g) fomentar el buen humos, la risa es sana.
4.- Sintetice los puntos acordados y las responsabilidades que asume cada miembro. La reunión no debe terminar obligatoriamente con la toma de decisiones, muchas veces tendremos que aplazarlas hasta tener más elementos de valoración, y eso no significa que haya sido improductiva. Hay que crear conciencia en el grupo de que las discusiones sólo resultan efectivas si los miembros del equipo se prestan atención los unos a otros y se procesan las ideas que se intercambian.

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