Páginas

lunes, 11 de febrero de 2013

Preparar las reuniones



Un equipo de trabajo tiene innumerables reuniones. Sin embargo, las reuniones tienen mala fama porque no siempre se gestiona bien el tiempo y no son productivas.
Antes de convocar una reunión debemos valorar si es necesaria. Las reuniones deben servir para tomar decisiones o debatir cuestiones de peso. No es bueno institucionalizarlas, muchas veces lo que se trata en reuniones se solucionaría con un simple correo electrónico o una llamada de teléfono.

Si consideramos que una reunión es necesaria, tendremos que tener en cuenta las siguientes cuestiones, si queremos que el tiempo que dedicamos a la reunión sea productivo:

- Preparar el orden del día, y ceñirse a él.
- Gestionar bien los tiempos: puntualidad, duración de la reunión, concentrar la mayor parte del tiempo en temas prioritarios,...Hablar y hablar sobre un mismo tema no es productivo, y además hace que se dedique menos tiempo a otros puntos del orden del día.
- Respetar y hacer respetar el protocolo de cortesís en la comunicación: hacer que los tiempos de intervención sean equitativos, exposiciones concretas, acatar los turnos de palabra, no permitir conversaciones laterales, rechazar cualquier comentario con connotaciones clasistas, sexistas o racistas, y fometar el buen humor.
- Sintetizar los puntos acordados y las responsabilidades que asume cada miembro del equipo.

Siguiendo estos pasos conseguiremos que nuestras reuniones de trabajo sean más productivas.

2 comentarios:

  1. Así es Enrique, una reunión bien organizada contribuye no sólo a resolver el tema o los temas previstos, si no también a fomentar la comunicación, muchas veces perdida entre correos electrónicos.
    Pero una reunión sin preparar, mal llevada, donde no se respeten los tiempos, ni los temas del órden del día, no sólo no resuelve el tema que se iba a tratar, si no que además fomenta las conversaciones laterales y la falta de atención entre otras cuestiones

    ResponderEliminar
  2. Efectivamente Isa, cuántas veces hemos asistido a reuniones con varios puntos en el orden del día, y al final nos hemos atascado en debatir o discutir uno en concreto. Es necesario saber cerrar un tema, aunque no se haya tomado una decisión, y retomar el resto de asuntos preparados.

    ResponderEliminar