Errores en la dirección de personas (2)

La reunión debe durar el tiempo que haga falta
Si hay una costumbre absurda y que, sin embargo, se repite continuamente es en la que el convocante de una reunión afirma muy convencido y orgulloso que la reunión durará lo que haga falta. Para Acosta cualquier reunión no debería superar los 30 ó 45 minutos. A partir de ese tiempo está demostrado que se pierde la concentración. De hecho, una convocatoria con una duración más amplia significa simplemente mala organización.

La solución viene de mano de la planificación, la preparación y del respeto a los turnos de intervención. Con frecuencia se establece una discusión en la que todos los participantes empiezan a hablar a la vez o en grupitos, y cuyas aportaciones no sirven de nada hasta que por fin se vuelve a restablecer un turno de intervención.

El trabajo y el humor son incompatibles
Hay muchas personas que consideran que el trabajo es una maldición bíblica y, por tanto, el humor y la diversión están fuera de lugar. Sin embargo, y según recoge el libro "una investigación reciente ha revelado que los líderes más sobresalientes consiguen que su equipo estalle en carcajadas tres veces más que la media".

Pero no hay que confundir hacer reír o tener una relación cordial y distendida en el equipo de trabajo con hacer el payaso. “El humor debe partir de reírse de uno mismo o de los fallos colectivos, nunca de los demás”, recuerda el autor. Un ambiente distendido, no sólo hace que el grupo esté más motivado, sino que rinda mucho más.

Criticar a alguien para mejorar su comportamiento
Informes y expertos lo demuestran: Esta forma de actuar es un grave error que lo único que provoca es resentimiento. "Los fallos que pueda cometer un profesional, por supuesto que deben ser abordados, pero siempre en privado y señalando claramente los puntos de mejora", dice Acosta. No cabe decir a alguien: "Este informe es un desastre", lo correcto es comentar: falta esto, falla aquello o le sobra esto otro.

La clave está en la crítica positiva: "Conseguirás mejores resultados si agradeces el resultado bien hecho y limitas las críticas a lo corregible".

Delegar es fácil
Cuando nos encontramos al frente de un departamento y un equipo es muy normal que nos veamos desbordados por las tareas. Llegado este momento sabemos que tenemos que delegar, y aquí llega el error: pensamos que ya sabemos y que sólo consiste en que otra persona realice una cuestión concreta. No obstante, es un arte tan complejo, tan difícil, que nunca se domina del todo.

"Delegar es guiar, seguir y motivar. No significa dejar que la otra persona se las apañe como pueda. Para delegar hay que dedicarle mucho tiempo a la persona que se ha elegido y eso no es perder el tiempo, al contrario, es invertirlo", insiste Acosta.

Implica analizar qué miembro del equipo está preparado para asumir cada tarea. "Vendérsela", hacer que quiera realizarla, no tanto como una obligación, sino como un desafío. Formarlo en lo preciso y asistirlo durante el proceso.

Solucionar problemas
Lo primero es clasificar el problema. Y un error en este punto puede suponer un contratiempo. Los problemas deben tratarse como posibilidades de mejora. Por eso, dice Acosta, una de las formas infalibles de detectar un mal jefe es cuando aparece un obstáculo, porque el superior busca un culpable, y no la oportunidad.

También hay que tener en cuenta que detectar un problema requiere su tiempo, porque no es una tarea sencilla; y por supuesto, necesita tratamientos distintos.

Tener miedo al error
Se trata de ver la equivocación desde otro prisma: mejora, oportunidad, aprendizaje e información. Un error es conocimiento. Y todos nos equivocamos. Los estudios demuestran que los líderes más sobresalientes se equivocan tres veces más que los mediocres. Porque arriesgan y porque han aprendido de los fallos cometidos.

Estar pendiente del correo
El mail ha modificado nuestro modo de trabajar, hasta incluso convertirlo en una esclavitud inventada. Por eso se debe evitar una serie de aspectos para que no genere dos principales problemas: interrupciones constantes y priorizar lo que no se debe. De este modo, es conveniente desactivar la opción de aviso de mensaje entrante y abrir el correo sólo cuando se esté dispuesto a contestar.

El hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra. De ahí, que estos errores se comentan a menudo y en numerosas ocasiones. 100 errores en la dirección de personas saca a la luz un centenar, pero seguro que conoce más.

Errores en la dirección de personas (1)

Dirigir un equipo es muy complejo. Nadie nace sabiendo y lo peor es que se nos enseña poco y mal. Por eso hay determinados errores que cometemos una y otra vez. Entre los más habituales están dejarse llevar por el día a día, rodearnos de quien no nos haga sombra, ser demasiado competitivos, no saber delegar y sufrir de reunionitis. Aunque algunos parecen crónicos, se pueden curar.

Cuando una persona se incorpora a una empresa lo hace con la ilusión de aportar lo mejor de sí mismo, de poner en práctica todo lo que ha aprendido durante años de formación y con las ganas de aprender de los que ahora serán sus profesores: los jefes. Más a menudo de lo que quisiéramos, estas expectativas se ven truncadas por una realidad que nos muestra que no contamos mucho y que la forma de actuar de nuestros "maestros" deja mucho que desear.

El catálogo es muy extenso. Esta es una muestra:

Dejarse llevar por el día a día
Según Acosta somos más emocionales de lo que creemos y la mayoría de las veces actuamos de manera impulsiva. No nos damos cuenta de que nos influyen las interrupciones, las llamadas y cualquier otra causa que altera nuestra planificación. Para centrarnos en nuestra tarea, el autor propone moverse por objetivos. De este modo, uno se sentirá más motivado y realizado, y en línea con los valores de la compañía.

Elegir a colaboradores que no nos hagan sombra
Este es un error muy habitual y, sobre todo, de los jefes mediocres y faltos de seguridad. "Al principio tenemos que trabajar con el equipo que nos dan, pero cuando podemos elegir escogemos al que menos problemas nos cause, al que parece no tener muchas inquietudes o al pelota", dice Acosta. En definitiva, la inseguridad en nuestras propias capacidades frena nuestro crecimiento profesional y el de nuestro departamento.

Competitividad
Desde pequeños nos han enseñado a competir, a ganar y esto nos puede llevar a ser despiadados solo por conseguir nuestros objetivos. Por ejemplo, en una negociación tratamos al otro como un rival, como un competidor al que tenemos que superar. En este punto, Acosta propone cambiar el término competir por colaborar; de este modo, el enemigo se transforma en socio, y todas las partes salen ganando.

Comunicación eficaz

Las 10 reglas para una comunicación eficaz:

1. Simplicidad: use palabras fáciles
El lenguaje más efectivo es el que clarifica, no el que oscurece. Es el que hace que las ideas sean claras en lugar de empañarlas. Cuánto más sencilla se presente una idea, mejor se entenderá y, por tanto, más creíble será.

2. Brevedad: utilice frases cortas
Cuando se trata de conseguir una comunicación efectiva, lo pequeño gana a lo grande, lo corto a lo largo y lo fácil a lo complejo. Y a veces, lo visual gana a todo lo anterior.
3. La credibilidad es tan importante como la filosofía
La gente tiene que creer en algo para comprarlo, por tanto si sus palabras no tienen credibilidad, si contradicen hechos, circunstancias o percepciones, perderán fuerza. Diga lo que trate de decir y dé a entender lo que diga.
4. La coherencia importa
Encontrar un buen mensaje y mantenerlo requiere una extraordinaria disciplina, pero el esfuerzo se amortiza multiplicado por diez. Recuerde que puede que acabe mareándose de tanto repetir exactamente lo mismo una y otra vez, pero buena parte de su audiencia lo oirá por vez primera.
5. Novedad: ofrezca algo nuevo
Las palabras eficaces a menudo implican dar una nueva definición a una idea antigua. A veces lo que más importa es que el mensaje aporte un sentido de descubrimiento, algo así como: "Vaya, nunca había pensado en ello de esta manera".
6. El sonido y la textura son importantes
Un aspecto con frecuencia olvidado es el sonido de nuestras palabras. Una cadena de palabras que tienen la misma primera letra, el mismo sonido o la misma cadencia silábica es más fácil de recordar que una colección aleatoria de sonidos.
7. Hable con ambición
La gente olvida lo que dices, pero nunca olvidarán lo que les hiciste sentir. Si el oyente puede aplicar el lenguaje a una situación general o a una condición humana, habremos conseguido la humanización. Pero si puede relacionar ese lenguaje con sus propias experiencias, lograremos la personalización.
8. Visualice
La visualización está tan relacionada con las palabras como con las imágenes, y hay una palabra que activa automáticamente el proceso de visualización con sólo mencionarla… y esa palabra es imaginar.
9. Haga una pregunta
Cuando se realiza una afirmación, ya sea en la política como en los negocios o en la vida diaria, la reacción del oyente depende de alguna forma de la opinión que tenga el interlocutor. Pero si se hace la misma afirmación en forma de pregunta retórica, la reacción se convierte en personal, y la comunicación personalizada es la mejor.
10. Proporcione el contexto y explique la relevancia
Hay que decir a las personas "el porqué" de un mensaje antes de decirles el "en consecuencia" y el "de forma que"… El contexto es sólo la mitad del esfuerzo de contextualización. La otra mitad, la relevancia, se centra en el componente individual y personal de un esfuerzo de comunicación.

La palabra es poder Autor: Frank Luntz Editorial: la Esfera de los libros

Sinergia en el Trabajo en equipo

La Sinergia probablemente es el resultado más significativo de formar equipos de trabajo. Sinergia significa que el resultado del trabajo en equipo, es mayor a la suma de los resultados individuales. Al trabajar en equipo, las tareas se dividen, se aprovecha la competencia de cada integrante y se alcanza una mayor productividad.Cuando la Sinergia no está presente, las personas no trabajan eficientemente ni vivamente hacía las metas comunes. Ellas pueden estar más enfocadas en lograr sus agendas personales que en alcanzar las metas de equipo. Se la pasan dando codazos al de al lado, por decirlo de alguna manera. La energía y la creatividad pueden ser desperdiciadas en fricciones improductivas, con la gente reteniendo sus dones por varias razones. A veces es como la chispa de una bujía, que no enciende en el tiempo correcto, desperdiciando energía que podría ser usada para impulsar el vehículo hacía adelante.

La Sinergia produce energía motivacional y creativa. La Sinergia es como un catalizador que ayuda a las personas a armonizar y crecer juntas para producir los resultados esperados.

Beneficios cuando la Sinergia crece:

El trabajo de equipo  mejora

Las personas contribuyen con sus respectivas fortalezas hacia una meta común.

La productividad se incrementa

El estrés disminuye

Los grupos semiautónomos en el trabajo en equipo

Los grupos semiautónomos suponen una forma de organizar el trabajo más humana, en cuanto que favorecen la autonomía y la participación. Consideraciones a tener en cuenta para su implantación:

·        Es necesario que el grupo esté constituido por personas que voluntariamente deseen pertenecer a él, y entre las que exista cierta afinidad.

·        Es interesante que los individuos del futuro grupo realicen experiencias de rotación de puestos y ampliación y enriquecimiento de tareas, ya que esto facilitará su funcionamiento.

·        Hay que dejar un margen de tiempo suficiente para obtener resultados, sin perder de vista que lo importante es la dinámica que este método comporta más que la medida estricta de su eficacia.

·        Pueden aparecer conflictos, principalmente en la estructura de poder de la empresa, puesto que la creación de grupos semiautónomos puede implicar una reducción del número de mandos, una reestructuración de los servicios anexos a la producción, y una disminución de la autoridad tradicional.

·        También es posible que se presenten conflictos generados por la competitividad entre grupos, por los rechazos dentro de los grupos de los elementos menos productivos, e incluso, por las dificultades de integración de algunos de los miembros. También podría manifestarse un rechazo por parte de algunas personas partidarias de volver al antiguo sistema de trabajo.

·        La creación de un grupo semiautónomo conlleva que éste asuma nuevas tareas, que variarán en función del tipo de actividad de la empresa, pero, en cualquier caso, lo que hay que evitar es que esto implique un aumento de la carga de trabajo.

·        Es peligroso generalizar, cada situación requiere una solución distinta, por lo que en algunos casos la implantación puede parecer costosa.

·        Es necesaria una formación a todos los niveles tanto en la necesidad del cambio como en el desarrollo de actitudes para trabajar en equipo, para lo que se requieren tiempo y medios que no siempre están a nuestro alcance.

·        También es importante señalar que la crisis económica que padecemos puede generar un rechazo hacia cualquier cambio en la organización del trabajo por temor a una posible reducción del volumen de empleo.

·       Los grupos semiautónomos han generado en muchos casos una disminución de la conflictividad interna en la empresa o en la empresa o en la sección y han supuesto además una modificación de la práctica sindical hacia vías más negociadoras.

"El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. 
 Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización"

La corresponsabilidad: Un trabajo en equipo.

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Se acerca el 8 de marzo, Día de la Mujer, y Cruz Roja Española ha lanzado con tal motivo la campaña "Te corresponde. Nos corresponde" para sensibilizar a empresas y público en general del reto que supone la conciliación de la vida personal, familiar y profesional, no sólo para alcanzar la igualdad entre hombres y mujeres en el mercado laboral, sino como beneficio para toda la sociedad y que el camino para alcanzarla es la corresponsabilidad, de personas e instituciones.
Pues bien, la corresponsabilidad implica Trabajo en equipo, esto es, complementariedad, coordinación, comunicación, confianza y compromiso.
Feliz día a todas y todos.

Bases del Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo se basa en:

1. Complementariedad. Cada miembro domina una acción específica dentro de un proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.
2. Coordinación. El grupo, con un lider a la cabeza, debe actuar de forma organizada para sacar el trabajo adelante.
3. Comunicación. La comunicación abierta es fundamental para coordinar las acciones individuales. Todos deben funcionar a la perfección. Si uno falla, el equipo fracasa.
4. Confianza. Cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañer@s. cada miembro aporta lo mejor de sí mismo, no queriendo destacar. esta confianza lleva a priorizar el éxito del equipo y no a luceirse personalmente.
5. Compromiso. Cada miembro se compromete a aportar lo mejor de sí mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.