Reuniones efectivas

Las reuniones….Cuántas veces hemos asistido a reuniones que por diversos motivos hemos terminado considerando una pérdida de tiempo y esfuerzos. A la hora de trabajar en equipo, las reuniones son el punto de encuentro fundamental en el que los miembros interaccionan, debaten, discuten, ríen, comparten,…  Inevitablemente, un equipo tiene muchas reuniones presenciales (a no ser que trabaje de forma virtual) y el primer paso que tenemos que dar es decidir si la reunión es necesaria, a veces mediante el teléfono o el correo electrónico podemos resolver un tema sin tener que movilizar a todos nuestros recursos humanos.

Las reuniones deben servir para tomar decisiones, debatir cuestiones de peso o exponer análisis relevantes que afecten al desarrollo de la tarea.

¿Cómo hacer para que las reuniones sean efectivas?. Ahí van algunos consejos:

1.- Preparar un buen orden del día. Y, muy importante, darlo a conocer a los asistentes. En muchas ocasiones no dejamos a nuestros equipos que se preparen de cara a las reuniones, y lo que ello supone es perder el tiempo con el “tengo que revisarlo”.

2.- Gestionar bien los tiempos. Normalmente supone: a) puntualidad, b) duración de la reunión, c) concentrar la mayor parte del tiempo en temas prioritarios y d) fijar reuniones compatibles con la vida familiar y personal.

3.- Respetar la comunicación. Tenemos que estimular a nuestros equipos a que se respeten:   a) tiempos equitativos de intervención para que nadie monopolice la palabra, b) concreción en las exposiciones por consideración a los interlocutores, no divagar, c) hacer interrupciones sólo cuando sea necesario, breves y oportunas, d) acatar los turnos de palabra y las votaciones si fuera necesario, e) no permitir conversaciones laterales, es una desconsideración al grupo y a la persona que está hablando, f) rechazar toda expresión que contenga una expresión clasista, sexista o racista, y g) fomentar el buen humos, la risa es sana.

4.- Sintetice los puntos acordados y las responsabilidades que asume cada miembro. La reunión no debe terminar obligatoriamente con la toma de decisiones, muchas veces tendremos que aplazarlas hasta tener más elementos de valoración, y eso no significa que haya sido improductiva. Hay que crear conciencia en el grupo de que las discusiones sólo resultan efectivas si los miembros del equipo se prestan atención los unos a otros y se procesan las ideas que se intercambian.

Bases del Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo se basa en:

1. Complementariedad. Cada miembro domina una acción específica dentro de un proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.
2. Coordinación. El grupo, con un lider a la cabeza, debe actuar de forma organizada para sacar el trabajo adelante.
3. Comunicación. La comunicación abierta es fundamental para coordinar las acciones individuales. Todos deben funcionar a la perfección. Si uno falla, el equipo fracasa.
4. Confianza. Cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañer@s. cada miembro aporta lo mejor de sí mismo, no queriendo destacar. esta confianza lleva a priorizar el éxito del equipo y no a luceirse personalmente.
5. Compromiso. Cada miembro se compromete a aportar lo mejor de sí mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

INTRODUCCION

Las personas tienen necesidades sociales y objetivos que necesitan de la concurrencia de otras personas para ser satisfechos y/o logrados. Esta es la razón de ser de los grupos humanos.

Lo mismo ocurre con las organizaciones, que están formadas por personas con sus necesidades sociales y sus metas. Por ello, en las organizaciones también existen grupos, bien sean formales (aquellos cuya estructura está determinada por la dirección de la empresa y que agrupan a personas en función de su posición en la estrcutura jerárquica), o grupos informales, basados en la atracción entre las personas que lo forman, independientemente de la posición que ocupan en la empresa.

Ambos tipos de grupos son necesarios para que tanto las organizaciones como las personas que las integran puedan lograr sus metas y objetivos.

El trabajo en equipo es una respuesta al reto de la productividad. la cohesión de los equipos de trabajo, el fomento del espíritu cooperativo, la identificación de las personas con los objetivos de la empresa y la comunión de intereses y esfuerzos hacia el fin común son aspectos fundamentales sobre los que trabajar para cimentar el éxito o el fracaso.

Pero el trabajo en equipo va más allá. Es una técnica de organización y una filosofía de funcionamiento que genera buenos resultados en todos los sectores productivos y en empresas de todos los tamaños.

El trabajo en equipo es, en suma, una nueva forma de entender la empresa.